Cómo recuperar la escritura de una finca incluida en una herencia cuando la familia no conserva el documento
La nota simple del Registro de la Propiedad puede ser el primer paso para localizar la escritura antigua y solicitar posteriormente una copia a la notaría o al archivo que custodie el protocolo
Una situación relativamente frecuente en las herencias de fincas rústicas es que los herederos sepan que determinadas tierras pertenecían al fallecido e incluso las hayan incluido en el inventario de la herencia, pero no dispongan de la escritura mediante la cual el causante adquirió esas fincas.
La pérdida o ausencia de esa escritura no significa necesariamente que el documento haya desaparecido ni obliga a esperar a que la herencia esté adjudicada para recuperarlo. Si la finca está inscrita en el Registro de la Propiedad, existe un procedimiento práctico para reconstruir la documentación: obtener primero la información registral de la finca y, a partir de ella, localizar la escritura y pedir una nueva copia.
Primer paso: solicitar una nota simple de la finca
Cuando no se conserva la escritura y tampoco se conoce con precisión qué notario la autorizó, uno de los primeros pasos es acudir al Registro de la Propiedad correspondiente al lugar donde se encuentra la finca.
Los artículos 221 y 222 de la Ley Hipotecaria establecen que el Registro es público para quienes tengan un interés conocido en averiguar el estado de los bienes inmuebles y que la información registral puede facilitarse mediante nota simple informativa o certificación.
La nota simple permite conocer, entre otros datos, la identificación registral de la finca, quién figura como titular y la naturaleza y extensión de sus derechos, además de las cargas, limitaciones o restricciones que consten inscritas. El Colegio de Registradores confirma además que la búsqueda puede realizarse utilizando datos como el titular registral, el Código Registral Único, el número de finca o, en determinados casos, la referencia catastral.
Por tanto, si en el inventario de una herencia aparece una parcela pero los herederos no tienen su escritura, la nota simple puede servir para comprobar si la tierra sigue inscrita a nombre del fallecido y obtener la identificación registral necesaria para seguir investigando su título de propiedad.
La nota simple tiene carácter informativo. Si posteriormente fuera necesario acreditar de manera fehaciente el contenido del Registro frente a terceros, puede resultar conveniente solicitar una certificación registral, que tiene un valor jurídico diferente y superior a efectos probatorios.
Segundo paso: identificar de qué escritura procede la propiedad
Una vez localizada correctamente la finca registral, hay que averiguar qué título dio lugar a la inscripción de propiedad.
Puede tratarse, por ejemplo, de una antigua escritura de compraventa, una adjudicación de herencia, una donación, una permuta o cualquier otro título que hubiera permitido al fallecido adquirir la propiedad.
La información registral y, cuando sea necesario, una información o certificación más completa del Registro permiten orientar la búsqueda hacia el título inscrito. El objetivo práctico es obtener datos fundamentales como el nombre del notario, la fecha de la escritura y, cuando conste, su número de protocolo.
Esos datos son especialmente importantes porque permiten pasar del Registro de la Propiedad al sistema notarial y localizar el documento original.
Tercer paso: localizar al notario o el protocolo donde está guardada la escritura
La escritura original no es el ejemplar que normalmente una familia guarda en casa. El original o matriz permanece custodiado dentro del protocolo notarial y los interesados reciben copias.
El Consejo General del Notariado explica que la matriz que contiene las firmas originales se conserva formando parte del protocolo del notario y posteriormente pasa a los correspondientes archivos notariales. También dispone de un localizador de protocolos que permite buscar quién custodia actualmente una escritura a partir del nombre del notario y de su fecha.
Esto resulta especialmente útil con escrituras antiguas. Si el notario que autorizó la operación se jubiló, falleció, se trasladó o el protocolo tiene suficiente antigüedad, la escritura puede estar siendo custodiada por otro notario o por un archivo de protocolos.
En Andalucía existe además un servicio específico del Colegio Notarial de Andalucía para localizar escrituras, y los protocolos antiguos pueden encontrarse en los correspondientes archivos notariales. En Granada existe el Archivo de Protocolos de Granada.
Cuarto paso: la heredera puede solicitar una copia aunque la herencia todavía no se haya repartido
Localizada la escritura, surge la cuestión fundamental: ¿puede una de las herederas pedir una copia si todavía no se ha realizado la adjudicación de la herencia?
La respuesta puede ser afirmativa.
El artículo 224 del Reglamento Notarial reconoce el derecho a obtener copia no solamente a quienes otorgaron la escritura, sino también a quienes acrediten, a juicio del notario, un interés legítimo en el documento.
Por ello, una persona llamada a una herencia puede tener un interés legítimo en conocer y obtener el título mediante el cual el fallecido adquirió una finca que forma parte del patrimonio hereditario. Será el notario quien valore la documentación presentada y determine si ese interés queda suficientemente acreditado.
El artículo 229 del mismo Reglamento establece además que quien solicite una copia deberá acreditar ante el notario el derecho o representación en cuya virtud la solicita.
En la práctica, la heredera deberá estar preparada para presentar documentación que permita acreditar el fallecimiento y su relación con la sucesión, como el certificado de defunción, el testamento o la declaración de herederos y, cuando proceda, el certificado de últimas voluntades, además de su documentación identificativa.
Los propios archivos notariales contemplan expresamente la posibilidad de que los herederos soliciten copias de escrituras otorgadas por personas fallecidas cuando acrediten adecuadamente su condición e interés.
No es necesario tener ya adjudicada esa tierra para buscar su título
Este punto resulta especialmente importante.
Solicitar una copia de la antigua escritura no equivale a adjudicarse la finca. Son actuaciones completamente distintas.
Una heredera puede necesitar esa documentación precisamente para preparar correctamente el inventario, comprobar la titularidad, conocer la superficie y descripción registral de las tierras o disponer de todos los títulos antes de realizar la partición de la herencia.
Por tanto, que todavía no se haya firmado una escritura de aceptación y adjudicación de herencia no impide por sí mismo investigar la situación registral del inmueble ni solicitar una copia del título antiguo cuando se acredite el correspondiente interés legítimo.
Tampoco debe confundirse tener en la mano una copia de la escritura con ser propietario exclusivo de la finca. La obtención del documento no cambia la titularidad ni concede a quien consigue la copia un derecho superior al de los demás coherederos.
El recorrido práctico: del inventario a la escritura
Cuando una finca aparece en el inventario hereditario pero no se conserva su escritura, el recorrido puede resumirse así:
Inventario de la herencia → identificación de la parcela → Registro de la Propiedad → nota simple → comprobación del titular y finca registral → identificación del título de adquisición → localización del notario o protocolo → acreditación de la condición de heredera e interés legítimo → solicitud de copia de la escritura.
Es, en muchos casos, la manera más sencilla de reconstruir la documentación patrimonial de una herencia antes de proceder a su adjudicación.
Si la nota simple no proporciona información suficiente para identificar el título antiguo, el siguiente paso puede ser solicitar al Registro información más completa o una certificación adecuada al caso, en lugar de detener la búsqueda.
La conclusión es clara: no conservar la escritura de unas tierras incluidas en una herencia no significa que la documentación se haya perdido. Si las fincas están inscritas, el Registro de la Propiedad puede proporcionar el punto de partida para localizar el título y el sistema notarial permite posteriormente recuperar una copia, siempre que quien la solicite acredite el interés legítimo exigido por la normativa.
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