¿Puede una comunidad aprobar las cuentas sin enseñar facturas? Los propietarios tienen derecho a revisar la documentación
Muchos propietarios acuden cada año a las juntas de comunidad sin saber realmente qué gastos se están aprobando, qué facturas se han pagado o qué movimientos se han realizado en la cuenta comunitaria. En numerosas ocasiones, las cuentas se someten a votación sin que los vecinos hayan podido revisar previamente la documentación que las justifica.
Sin embargo, la Ley de Propiedad Horizontal y la jurisprudencia recuerdan que la aprobación de cuentas no puede convertirse en un acto automático ni carente de control. Los propietarios tienen derecho a conocer y comprobar la documentación económica de la comunidad antes de votar.
El administrador de fincas, cuando actúa también como secretario, tiene la obligación de custodiar la documentación comunitaria y ponerla a disposición de los titulares. Esto incluye facturas, recibos, contratos, justificantes de pago, presupuestos, movimientos bancarios y demás documentos relevantes para valorar la gestión económica realizada.
La contabilidad de una comunidad de propietarios no tiene que seguir necesariamente las mismas exigencias que una empresa mercantil, pero sí debe ser clara, ordenada y suficiente para permitir a los vecinos conocer la situación real de ingresos y gastos.
Uno de los problemas más frecuentes surge cuando se aprueban derramas o cuotas sin una explicación detallada de su origen. Los gastos ordinarios —como limpieza, luz, ascensor, seguro o mantenimiento— deben diferenciarse de los gastos extraordinarios, como obras, reparaciones importantes o actuaciones no previstas inicialmente.
Esta distinción es esencial, porque no todos los gastos tienen la misma naturaleza ni afectan igual a los propietarios, especialmente cuando se producen transmisiones de viviendas o locales.
La falta de transparencia puede generar impugnaciones de acuerdos, reclamaciones frente al administrador e incluso responsabilidad si se acredita una gestión negligente o perjudicial para la comunidad.
Por ello, antes de aprobar unas cuentas, los propietarios pueden solicitar examinar la documentación soporte y pedir aclaraciones sobre cualquier gasto dudoso. La negativa injustificada a facilitar esa información puede ser un indicio de mala praxis administrativa.
En definitiva, una comunidad no puede funcionar sobre la base de la confianza ciega. La transparencia económica es una garantía para todos los propietarios y una obligación básica de quien administra fondos ajenos.
Aprobar cuentas sin revisar documentos puede salir caro: para la comunidad, para los propietarios y también para el administrador que no actúe con la diligencia exigible.
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